Arbeitsrechtliche Abmahnung: Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte

Abmahnungen sind ein häufiger Streitfall in Arbeitsverhältnissen. Bei einer schuldhaften Pflichtverletzung droht Arbeitnehmer:innen eine Abmahnung. Solche Abmahnungen sind aber keine reine Strafaktion von Arbeitgeber:innen gegen ihre Beschäftigten, sie haben vielmehr einen konkreten Sinn. Abmahnungen dienen dazu, auf ein Fehlverhalten hinzuweisen, eine Änderung des Verhaltens zu fordern und klarzustellen, dass bei weiterem, ähnlich gelagerten Fehlverhalten auch eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen könnte (Rüge und Warnfunktion). Bei arbeitsrechtlichem Fehlverhalten ist eine vorherige Abmahnung grundsätzlich Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Der arbeitsrechtliche Sinn und Zweck einer Abmahnung beinhaltet also auch einen Schutz von Arbeitnehmer:innen. Es soll nicht bei jeder Pflichtverletzung gleich eine Kündigung möglich sein.

Betroffene Arbeitnehmer:innen können eine erhaltene Abmahnung immer dann, wenn sie überhaupt noch Wirkung entfaltet, gerichtlich überprüfen lassen. Sollte sich hierbei ergeben, dass die Abmahnung unberechtigt ausgesprochen war, ist sie aus der Personalakte zu entfernen.

Gibt es innerhalb von zwei bis drei Jahren keine weiteren Pflichtverletzungen, so verliert eine Abmahnung jedoch auch bereits automatisch ihre Wirkung. Es stellt sich dann aber die Frage, wann eine Abmahnung aus der Personalakte wieder zu entfernen ist, wenn über deren Berechtigung nie ein Rechtsstreit geführt wurde.

Nach der bisherigen Rechtsprechung kam es im Wesentlichen darauf an, ob die Abmahnung auch nach Verlust ihrer Wirksamkeit (zwei bis drei Jahre nach Erhalt) noch eine Bedeutung für die Beurteilung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses haben konnte.

Mit einem neuen Aspekt des Entfernungsanspruchs hat sich nunmehr das LAG Hamm in einer aktuellen Entscheidung befasst (Urteil vom 13.09.2022 - 6 SA 87/22).

Grundlage der Entscheidung war ein Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten nach der Datenschutzgrundverordnung. § 17 DSGV gewährt grundsätzlich ein Recht auf Löschung der eigenen, personenbezogenen Daten. Dieser Anspruch ergibt sich aus dem datenschutzrechtlichen „Recht auf Vergessenwerden“. Solange personenbezogene Daten zur Verarbeitung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr benötigt werden, sind sie arbeitgeberseits zu löschen.

Dieses Recht bezieht sich nach der Entscheidung des LAG Hamm auch auf Personalakten und dort gespeicherte Abmahnungen, die in Papierform geführt werden. Für den Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus einer solchen Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses ist nach der Entscheidung des LAG Hamm auch nicht der Nachweis notwendig, dass die Abmahnung den betroffenen Arbeitnehmer:innen noch irgendwie schaden könnte. Nach der Datenschutzgrundverordnung entfällt mit Ende des Beschäftigungsverhältnisses vielmehr grundsätzlich die Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung personenbezogener Daten.

Arbeitnehmer:innen, die bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses sicherstellen wollen, dass keine personenbezogenen und insbesondere negative Aspekte beinhaltende persönliche Daten beim alten Arbeitgeber zurückbleiben, können sich effektiv auf die Gebote des Datenschutzes aus der Datenschutzgrundverordnung berufen. Von dieser Möglichkeit sollten sie Gebrauch machen. Kommen Arbeitgeber:innen dem Löschungsanspruch nicht nach, so kann dieser unter anwaltlicher Hilfe per Klage vor dem Arbeitsgericht auch nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses geltend gemacht werden.

24.01.2023

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